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遠方の戸籍謄本の郵送での取り寄せ方法

遠方の役所から戸籍を取得する方法

被相続人の死亡により相続の手続きを進めるには、被相続人の出生から死亡までの戸籍謄本が必ず必要となります。戸籍謄本は被相続人の本籍地にあります。

それがたとえ、遠方の場合でも戸籍謄本の取得は必要です。

では一体遠方の戸籍謄本はどのようにして取得すればいいのでしょうか。わざわざ遠方の戸籍謄本を取得するために現地役所の窓口まで出向いていては、時間も経費もかかってしまいます。

ここでは遠方の戸籍謄本の取り寄せ方法について解説していきたいと思います。

遠方の戸籍謄本を取得するには

まず、取得の方法としては本籍地の市町村役場の窓口で請求をして取得する方法があります。本籍地が近隣であれば問題ないでしょうが、遠方にある場合わざわざ行くのは、時間もお金もかかってしまいあまり効率的ではありません。

そういった場合は、郵送での請求も可能となっています。

本籍地の市区町村役場に、戸籍謄本の請求書と必要なものを同封して送ると、後日自宅まで返送してくれます。

心配であれば一度、市区町村役場に電話で尋ねるのも悪くありません。

市区町村役場は、内部の課、つまり役割が分かれていますから、それなりの課や係で担当されています。名称は市区町村役場によって異なりますが、端的に「戸籍係」と言えばわかります。

戸籍謄本を郵送取得する際に必要なもの

遠方から戸籍謄本を郵送してもらう場合は、以下の準備が必要となります。

1.戸籍謄本の交付請求書

2.手数料(定額小為替)

3.本人確認書類(免許証など)

4.切手を貼った返信用の封筒

戸籍謄本の交付申請書

交付請求書は各市区町村により若干違います。いちど確認するのが良いでしょう。ホームページからダウンロードできる市町村もあります。

手数料(定額小為替)

手数料ですが、市区町村役場の窓口で取得する場合は現金で問題ありませんが、郵送の場合は定額小為替を送ります。定額小為替は郵便局で販売しています。手数料と同じ分の定額小為替を購入し送付します。現金を同封して送ってはいけません。
※定額小為替とは…現金を定額小為替証書に換えて送付する送金方法。少額の送金時に使われています。

本人確認書類(免許証など)

本人確認書類は、一般的に運転免許証やパスポートなどの顔写真付きのものが望ましいでしょう。顔写真のない本人確認書類の場合、ほかにもう一点程度、証明書の提示を求められます。

国民健康保険、健康保険、船員保険、又は介護保険の被保険者証、国民年金手帳、共済組合員証、写真のない住民基本台帳、戸籍謄本交付請求書に押印した印鑑に係る印鑑登録証明書、国民年金、厚生年金保険又は船員保険の年金証書、共済年金又は恩給の証書などがそれにあたります。

※最近では、マイナンバーカードの所持者が対象にはなりますが、コンビニでも戸籍謄本を入手できるサービスを始めた市区町村もあります。
※不正な手段で戸籍謄本を入手すると、30万円以下の罰金に処されます。(戸籍法133条)

戸籍謄本を自分で取得するのが難しい場合

戸籍は、そこに載っている人の個人情報です。

戸籍謄本の交付を請求できる人は法律で制限されています。

戸籍に記載された人、その配偶者、直系親族の他は、正当な理由がないと交付を受け付けることができません。(戸籍法10条、10条の2、12条の2)

一般の方でも、たとえば債権回収のために相続人を捜すなど、正当な理由がある場合は少なくありませんが、そのことを立証する資料を提示しなくてはなりません。ですので、非常に大変な作業になってしまいます。

基本的に、戸籍謄本などは当事者が請求し取得するのが原則ですが、司法書士等の専門家であれば職権で当事者にかわって取得することが認められています。

「職務上請求書」というものを使って戸籍謄本などを代理で取得することができます。

また、当事者の方に委任状を書いてもらい代理で取得することもちろん可能です。何かしらの理由で戸籍謄本をご自分で取得するのが難しい場合や、いざやってみようと思っても不安な場合などは、司法書士のような専門家に依頼することをお勧めします。

遠方の戸籍謄本の取寄せ方法まとめ

戸籍謄本の取寄せは、相続手続き上で必須のものです。
日常的に取得する戸籍謄本といえば、最新の戸籍謄本くらいなものなので、気にすることもないかもしれませんが、相続手続きでは、被相続人の過去全ての一連した戸籍謄本が必要となります。

生まれてから死ぬまでの間に一度も転籍がなく同じ役所の管轄内で一生を終えられる方は稀ですので、通常は現在の戸籍謄本と別の役所にも戸籍謄本を追いかけなければいけません。

それが近場の県や市区長村であればいいのかもしれませんが、なかなか行くことができない遠方の役所であることの方が多いのではないでしょうか。
遠方の戸籍謄本を取得する場合には、このページに記載された内容のように、郵送での戸籍謄本の取寄せが必要となります。

遠方の役所であったとしても基本的な取得方法に違いはありませんので、順次郵送で取り寄せていくようにしましょう。

頑張って自分で取得しようと思われる方もいらっしゃるでしょうが、戸籍謄本を自分で取得したとしても、相続登記のための法務局での手続きや、税務署での相続税申告、各金融機関での相続手続き、遺産分割等の相続実務が残されていますので、個人的な意見としては、最初の段階から司法書士等の専門家へ依頼をして、戸籍謄本から職権で取得してもらった方が合理的な判断だと思います。
司法書士等の専門家であれば、戸籍謄本の取得実務を心得ていますし、何よりも職権により取得できるため、一般の方が集めるよりも遥かに早くスムーズに集めることが可能です。
さらに、司法書士などは、相続登記にかかる法務局の登記申請の前提としての戸籍謄本収集からを一つの業務として考えておりますので、仮に自分で頑張って戸籍謄本を集めてから依頼をしたとしても、そこまで大きな専門家報酬の節約にならないことが一般的です。

無理に自分で頑張って時間をかけてやるくらいなら、最初から司法書士へ依頼をして戸籍謄本の取集を任せてしまった方が間違いのない相続手続きを行えるはずです。

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14.相続人廃除とは
15.戸籍謄本とは
16.遠方の戸籍謄本の取り寄せ方法
17.相続財産に含まれるもの
18
生命保険金は相続税の課税対象か
19.死亡退職金は相続税の課税対象か
20.相続開始後のアパート賃料は遺産分割の対象か

21.名義預金と相続税について
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23.借金(債務)は必ず相続するのか
24.故人の債務・借金の調査方法
25.病院代等の医療費の支払い義務は相続するのか
26.葬儀費用は相続するのか
27.単純承認とは
28.限定承認とは
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30.家庭裁判所への相続放棄の申述方法 

31.相続放棄の3ヶ月熟慮期間の伸長
32.3ヶ月経過後の相続放棄
33.相続放棄の取り消し・撤回
34.相続放棄と生命保険金
35.相続放棄と空き家の管理責任
36.生前でも相続放棄できるのか
37.死亡届の提出
38.準確定申告とは
39.遺産分割協議の流れ・進め方
40.海外の相続人がいる場合の遺産分割

41.相続関係から離脱するためには
42.自筆証書遺言とは
43.秘密証書遺言とは
44.公正証書遺言とは
45.家庭裁判所での遺言書の検認手続き
46.自筆証書遺言と公正証書遺言の比較
47.遺言があっても遺産分割できるのか
48.特別受益とは
49.換価分割とは
50.代償分割とは

51.銀行が故人の預金口座を凍結するタイミング
52.相続した預貯金口座の解約方法
53.相続税申告のための残高証明書と取引明細の取得方法
54.株式の相続手続きについて
55.改正による旧相続税と新相続税の比較
56.相続税の申告方法
57.遺産分割協議が整わない場合の相続税申告
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59.相続税の各種控除・特例について
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・司法書士よしだ法務事務所 代表
​・行政書士法人よしだ法務事務所 代表
・NPO法人よこはま相続センター 理事
・一般社団法人相続の窓口 事務長

「開業当初より相続分野に積極的に取り組んでおります。遺産承継業務や遺言執行といった財産管理を得意としております。相続のことならお任せください!」
【保有国家資格】
司法書士、簡易訴訟代理権認定、行政書士、ファイナンシャルプランナー、宅地建物取引主任者、他多数

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