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権利証が見つからない場合の不動産名義変更について

権利証と不動産名義変更の関係

権利証とは、相続や売買、贈与などで不動産の所有権を取得した際に、権利取得者に対し法務局が発行していたものです。
和紙に朱色の「登記済」という印鑑が押されています。例えば、金融機関から土地を担保(抵当)として借入するために所有者であることを証明したり、持っている土地を売るときに売却意思が本当(真意)のものであることを証明したりするため、登記をする際に登記所に提出します。
権利証を持っているということはその不動産の「権利者」としての扱いを受けることになります。
※不動産登記法の改正により平成18年からは発行されなくなりました。明治32年の不動産登記法の施行から約100年ほど使用されていたことになります。現在では、権利証に代わり登記識別情報通知書というものが発行されています。既に発行済みの権利証の効力が無効になったわけではありません。現在でも有効です。
(関連記事:登記済権利証と登記識別情報の違い

相続による不動産名義変更では権利証は不要

通常、不動産の売却などをする際には権利証を法務局に提出します。これにより、確かに不動産を売却する意思があるということを証明します。(売却時については後ほど説明します。)
ところが、相続による不動産名義変更の時には、原則、権利証の提出は不要です。
相続の場合には、被相続人が亡くなったことを原因とし不動産名義変更を行うため、売買や贈与の時のように、当事者の意思が原因となっていないため、権利証の提出が不要となるのです。
この場合、権利証ではなく遺産分割協議書などで関係当事者(相続人ら)の意思を証明することになります。

売買や贈与による不動産名義変更は権利証が必要

先ほども少し触れましたが、売買や贈与による不動産名義変更の時には、権利証の提出が必要になります。新たな所有者(買主など)に所有権の移転を行うに際し、登記所では旧所有者(売主など)が本当の権利者であるかを確認する必要があるからです。
また、本当に売る意思があるのかの証明にもなります。この確認において権利証が必要になってくるのです。

権利証が見つからない!紛失した場合の3つの代用方法をご紹介

不動産の名義変更が必要になり、いざ権利証を探しても見つからない。なんてことがあるかもしれません。普段は使うことがありませんので自宅のどこかに保管していたのに、紛失して見つからないことも考えられます。しかし、権利証は紛失した場合でも再発行ができません。
では、権利証がないと不動産名義変更はできないのかというと、そんなことはありません。なくてもできます。その場合、3つの代用方法がありますので、説明していきます。

①事前通知制度

事前通知制度とは、権利証を紛失してしまった場合などにおいて、登記官が登記義務者に対して、申請があった旨、申請の内容が真実であると思料されるときは一定の期間内にその申し出をすべき旨を事前に通知することで、本人確認をする方法です。この通知に対し、返事がない場合は、本人確認が出来ないため登記をすることはできません。

不動産登記法第23条第1項

「登記官は、申請人が前条に規定する申請をする場合において、同条ただし書きの規定により登記識別情報を提供することができないときは、法務省令で定める方法により、同条に規定する登記義務者に対し、当該申請があった旨及び当該申請の内容が真実であると思料するときは法務省令で定める期間内に法務省令で定めるところによりその旨の申出をすべき旨を通知しなければならない。この場合において、登記官は、当該期間内にあっては、当該申し出がない限り、当該申請に係る登記をすることができない。」

②資格者代理人による本人確認情報制度

人確認情報とは、不動産名義変更の専門家である司法書士や土地家屋調査士、弁護士などが登記官に代わって本人確認をする制度です。
事前通知制度のみの本人確認だと、登記官の業務負担が非常に大きくなり業務そのものの停滞を招く恐れがあります。そこで、事前通知制度に代わる本人確認として生まれた制度です。

不動産登記法第23条第4項第1号

「第1項の規定は、同項に規定する場合において、次の各号のいずれかに掲げるときは、適用しない。当該申請が登記の申請の代理を業とすることができる代理人によってされた場合であって、登記官が当該代理人から法務省令で定めるところにより当該申請人が第1項の登記義務者であることを確認するために必要な情報の提供を受け、かつ、その内容を相当と認めるとき。」

③公証人の認証制度

本人確認情報と同じく、公証人も、司法書士などの専門家に代わって本人確認をすることが可能です。この場合、公証人が認証をすることで本人確認となります。

不動産登記法第23条第4項第2号

「当該申請に係る申請情報(委任による代理人によって申請する場合にあっては、その権限を証する情報)を記載し、又は記録した書面又は電磁的記録について、公証人(公証人法(明治41年法律第53号)第8条の規定により公証人の職務を行う法務事務官を含む。)から当該申請人が第1項の登記義務者であることを確認するために必要な認証がされ、かつ、登記官がその内容を相当と認めるとき。」

上記のとおり、たとえ権利証が見つからなくても代用方法は存在します。
とはいえ、権利証は失くさないことが一番ですので、金庫や自宅の安全な場所に大切にしまっておくようにしましょう。

権利証を紛失した場合の実務上の取り扱い

司法書士として業務を行っていると権利証を失くされたケースに多々遭遇します。
やはり権利証が見つからない場合の最も多い典型例としては相続の場合が多いように思います。相続では、相続人自身が購入した不動産ではないため、権利証をどのように保管しているのか不明な場合が多く、見つからないまま相続手続きを進めることになることが非常に多いです。ただし、前述したように相続の場合には原則として権利証は不要なので(相続登記には権利証を添付しない)、相続では権利証紛失が問題となることはありません。

最も権利証を紛失して困ることが多いパターンとしては、不動産売買の際に権利証が見つからない場合でしょう。不動産を売却するために不動産屋に依頼をして、買主が決まり、いざ不動産売買契約を締結した時に不動産屋からの指摘で権利証紛失に気が付くことが多いようです。

上記で説明をしたように、権利証が見つからない場合には3つの代用方法のいずれかを選択して不動産売買を成立するしかありません。
しかし、実務上はおおよそ資格者代理人(司法書士)による本人確認情報の制度を使って代用することが圧倒的に多いです。それはなぜでしょうか。

不動産売買では司法書士による本人確認情報を利用することが大半

不動産売買では、司法書士による本人確認情報の制度を使うことによって権利証へ代えることが実務上最も多いです。それはなぜでしょうか。

まず、事前通知制度を考えてみましょう。事前通知制度は、登記申請後に権利証を紛失した所有者に対して法務局から通知をし、その通知に対して登記申請をしたことは間違いない旨の返信を行うことで、登記を受理してもらうものです。つまり、売主に対して通知をするわけですが、もし万が一売主が悪意を持って事前通知の返信をしなかった場合にはどうなるでしょうか?登記が受理されない以上、買主は売買代金を支払っただけで、所有権を取得することができなくなります。
このように、売主の判断一つで登記の受理不受理が左右されてしまうような事前通知制度は、リスクが大きすぎるため、不動産売買の場面においては実務上絶対に使いません。不動産売買はなるべく安全に完璧な取引が求められるからです。

となってくると、司法書士による本人確認情報か公証人の認証を選択するしかありません。公証人の認証の制度を利用することもありますが、不動産売買の決済(買主から売主への代金支払い場面)は通常買主側の銀行で行われることが多いため、決済場所からわざわざ公証役場へ出向く必要があり、手続きに手間がかかります。
それよりも、決済場所で全てを完結することができる司法書士による本人確認情報の制度を利用した方が決済がスムーズに行きますし、買主へ負担をかけさせることもありません。決済に立ち会う司法書士が自らの責任のもと本人確認情報を作成してくれますので不動産取引の安全も担保されます。また、事前通知制度のようなリスクもありません。

現在の日本の不動産売買においては、ほとんど司法書士が登記手続きを行っています。権利証を紛失した場合の手続きを、わざわざ司法書士へ依頼をするというよりも、登記を担当する司法書士にそのまま本人確認情報をお願いすることになります。まず司法書士が不動産売買に関与しますので、別機関の公証役場へ依頼をするよりも、そのまま登記をする司法書士へ依頼をした方が手続き上の手間がかからないことも理由になっているのかもしれません。

なお、余談ですが、司法書士による本人確認情報は、不動産売買にかかる所有権移転登記を行う司法書士しか作成することはできません。ここを勘違いされている方が多くいらっしゃいます。
たまに「本人確認情報を作成してくれませんか?」とお問合せをいただくのですが、よくよくお話しを聞くと所有権移転登記については買主側が選んだ司法書士が

所有権移転登記を行う司法書士しか本人確認情報を作成できない

余談ですが、司法書士による本人確認情報は、不動産売買にかかる所有権移転登記を行う司法書士しか作成することはできません。ここを勘違いされている方が多くいらっしゃいます。
たまに「本人確認情報を作成してくれませんか?」とお問合せをいただくのですが、よくよく話を聞いてみると所有権移転登記は別の司法書士が担当すると言うのです。
あくまでも売買による所有権移転登記を行う司法書士しか本人確認情報を作成することができないということを理解してください。

売主側としては少しでも安く費用を抑えたいため、頑張ってインターネットで司法書士を探しているのかもしれませんが、本人確認情報の作成のみを単発で司法書士へ依頼することはできませんので、買主側が選んだ司法書士に本人確認情報を依頼するようにしましょう。意外にも、この点について言及したサイトが見当たらなかったので、ここで説明をしておきます。

司法書士による本人確認情報の報酬は本当に高いのか

地域性や各司法書士事務所によって報酬規程が異なるため一概にはいえませんが、一般的な司法書士による本人確認情報の作成費用は5~10万円が相場となっております。
この金額をお伝えすると高いと言われることがありますが、本当にそうでしょうか。

司法書士の私から言わせていただくと、権利証という大切な書類に代わる証明書を司法書士が自らの職責のもと作成するわけですから、本人確認情報は費用を貰っても作成したいものではありませんし、できることなら作成したくありません。本人確認情報を作成したことで、司法書士が懲戒になることもあります。権利証に代わる証明書を作成できるというのは大きな権限が司法書士へ与えられている反面、大きなリスクも背負っています。
そもそも、権利証を紛失したのは売主のミスですし(不動産購入時に司法書士から権利証の取り扱いや保管の説明を受けているはず)、その立場で司法書士に対して本人確認情報の作成費用を高いからまけろという売主の言葉は自分のミスの責任転嫁ではないでしょうか。
司法書士がどれだけの責任を持って本人確認情報を作成しているのか理解したうえで依頼をしていただきたいと思います。

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