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住民票の除票が取得できなかった場合の上申書(見本)

上申書の見本

不動産を所有する方が死亡した場合には、相続人への名義変更が必要になります。
名義変更のためには、法務局に対して相続による所有権移転登記を行いますが、この登記申請に、被相続人と登記名義人が同一人であることを証するため、被相続人の住民票の除票(本籍地入りのもの)を添付しなければいけません。

役所は保管期限が経過した場合には、住民票等の証明書を破棄してしまうことがあります。この住民票の除票も同様で保管期限が過ぎれば破棄されてしまう恐れがあり、もし役所が破棄してしまった場合には、別手段として役所に破棄証明書を発行してもらうことができます。
しかし、この破棄証明書には、破棄した事実しか載らないため本来証明すべき事項については、法務局側ではわからないことになります。
そういった場合には、上申書を提出することで相続による所有権移転登記を受理してもらう方法があります。本ページの下の方へいけば、上申書の見本がございます。

住民票の除票の文書破棄証明書について

文書の保存期間は、法令や横浜市の規定に基づいて決められています。

この保存期間を経過した文書は廃棄されるため、申請があっても証明することができません。

このようなときに、申請によって「文書が廃棄された証明」を発行することができます。(手数料は1通300円です)

横浜市泉区HP参照:文書破棄証明書について

これは、横浜市泉区役所のホームページから引用した文章です。
住民票の除票の保管期限は5年ですので、被相続人が死亡して5年が経過した場合には、住民票の除票が取得できない場合がでてきます。その場合には、この文書破棄証明書を発行して、法務局への登記申請に使用します。
しかし、この破棄証明書には、破棄の事実しか記載されておりませんので、完全な証明書として認められません。
完全な証明書ではない以上、法務局から別途で上申書の提出を求められる場合があります。当事務所が実際に法務局へ提出するために作成した上申書の見本をご覧下さい。

保管期限が過ぎたため被相続人の住民票除票が取得できなかった場合の上申書の見本

上 申 書

 

横浜地方法務局○○出張所 御中

被相続人である亡甲野太郎所有名義の下記物件について、相続を原因とする所有権移転登記の申請をしますが、登記簿上の住所から 亡甲野太郎死亡時に至る住所の変遷を証明できる資料が存在しないため、登記簿上の所有権登記名義人甲野太郎と亡甲野太郎との同一性を証明することができません。しかしながら、登記簿上の所有権登記名義人甲野太郎は、被相続人亡甲野太郎本人に間違いありません。

また、本登記が受理されることによって、本件の権利関係に関しまして今後いかなる紛争も生じないことを確約し、決して御庁にはご迷惑をおかけいたしません。つきましては、本書面をもって本登記申請を受理していただきたく、ここに上申いたします。

 

 

[不動産の表示]

  ~省略~

 

[申述者]

  住所

  氏名                  印


  住所

  氏名                  印

 

上申書作成のポイント

この上申書を作成するのは法定相続人全員です。一部の相続人では足りません。
実印で押すことまで要求はされていませんが、相続人全員が実印を押してあわせて印鑑証明書を提出した方が無難と思われます。

相続登記を長年放置してしまうとこの住民票の除票が取得できなくなります。
このことが理由で手続きが止まってしまう方が結構多くいらっしゃいますので、できることなら住民票の除票の保管期限が経過してしまう前に相続による所有権移転登記を行い、相続人への名義変更を完了をさせておくことが望ましいです。

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​・行政書士法人よしだ法務事務所 代表
・NPO法人よこはま相続センター 理事
・一般社団法人相続の窓口 事務長

「開業当初より相続分野に積極的に取り組んでおります。遺産承継業務や遺言執行といった財産管理を得意としております。相続のことならお任せください!」
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司法書士、簡易訴訟代理権認定、行政書士、ファイナンシャルプランナー、宅地建物取引主任者、他多数

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